Les 5 étapes pour une bonne relance client

1 - La prévention :

Prévenir de l’échéance d'une facture à régler et de sa date de paiement à venir peut être assez pertinent.

Présentez la chose comme un "service rendu", cela permettra également à votre client de vous prévenir d'un retard ou d'une anomalie quelconque ne permettant pas le règlement à la date prévue..

Vous pourrez alors anticiper ce décalage de trésorerie, ou vous en prémunir.

2- La relance "Oubli"

"Tiens ma facture n'a pas été réglée. C'est sans doute un oubli de la comptabilité, les pauvres ils sont tellement sollicités."

L'indépendant parfait 2.0

Prenez votre plus belle plume en forme de clavier et rédigez quelque chose qui ressemble peu ou prou à cela:

"Chère Stéphanie,

Je viens de me rendre compte que ma facture Rèf: 345-65F transmise il y 45 jours n'a pas encore été réglée. Peut-être n'avez vous pas eu le temps encore de la traiter avec tous les événements de ces derniers jours.

Je vous en retourne une copie en PJ dans le cas ou vous la chercheriez; vous verrez je vous y ai également joint mon Rib et le lien internet qui vous permet de la régler en un clic à partir de mon email si cela peut vous faciliter la démarche.

Encore ravi de notre dernière collaboration.

A très bientôt, "

Jeff HEIN, Entrepreneur à son compte.

Libre à vous selon la situation de mettre en CC votre contact projet. Cela va dépendre de votre niveau de relation que vous avez pu avoir avec lui.

3- La relance "la date est dépassée"

A cette étape le ton se voudra beaucoup plus administratif mais nous avons encore une bonne relation commerciale, gardons la.

Bien sûr avant de rédiger votre courrier/email, je vous invite à contacter votre débiteur par téléphone. Ajouter de l'humain à cette suite de facture sans personnalité et sans affecte pourra faire changer les choses. Mais le téléphone ne laisse pas de trace et si vous sentez qu'en face les préposés aux paiements ne sont pas très réceptifs, prenez un ton plutôt formel avec un courrier efficace.

Vous indiquerez dans ce courrier les sanctions prévues dans vos CGV mais non encore appliquées par geste commercial : Les montant des pénalités auquel il s'expose.

C'est à ce moment la que vous pouvez sonner l'alarme à votre contact projet en lui indiquant que pour pouvoir continuer à travailler ensemble vous avez besoin de manger - et vos quatre charmants mais tous chétifs bambins aussi. 😉 - Il pourra plus facilement souffler dans les bronches de ses collègues s'il le peut.

Il existe pour cette étape des outils qui rendent la chose moins frontale et qui s'automatise. Certains indépendants n'ayant pas le temps ni l'envie de s'en occuper. Vous pouvez alors vous "cacher" derrière des relances automatiques qui notifient que la date est dépassée de XX jours, et qui indique les possibilités de paiement.

Jobaround.com dispose notamment d'un outil de la sorte que vous pouvez activer manuellement en 1 seul clic.

4 - La relance "sanction"

Il s'agit désormais de faire valoir le droit sur ce début de litige que vous avez à plusieurs reprises tenté d'éviter

Vous adressez par courrier recommandé une lettre indiquant l'application des pénalités que vos CGV prévoient en cas de retard.

  • 1- L'application immédiate de l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€ (voir plus selon vos règles)
  • 2- L'application du taux d’intérêt de retard qui court depuis le lendemain de la date échue . Ce taux c'est vous qui le fixez. pour savoir comment le calculer vous pouvez consulter notre article à ce sujet "Comment calculer le montant des pénalités de retard"

NB: Ces pénalités sont dues "de plein droit", c'est à dire qu'elles s'appliquent naturellement sans que vous ayez à les facturer. Votre client doit vous les verser sans que vous ayez à produire de documents supplémentaires. Si votre client exige tout de même une facture vous pouvez la lui transmettre sachez cependant que la facture est alors exonérée de TVA et qu'elle est exigible immédiatement.

5 - La relance qui n'en est plus une : "Le recouvrement"

C'est désormais le litige ouvert. Vous pouvez indiquer à votre débiteur que vous missionnez un société de recouvrement qui s'occupera de le "harceler" à votre place. D'abord parce que vous ne savez pas le faire et deuxièmement parce que ça ne vous coûtera rien comparé à la perte du montant total de la facture.

Il existe pléthore de sociétés proposant ce type de service. Généralement le coût du service est prélevé sous la forme d'une commission sur le montant recouvré. C'est un système gagnant gagnant.

Il existe plusieurs type d'approches.

  • Ceux qui sont des "chiens de sang" qui ne vont rien lâcher et qui n'hésiteront pas à agiter les recours en justice et qui auront comme politique celle de la terre brûlée.
  • Ceux qui vont agir avec tact mais qui vont travailler efficacement à effectuer la tâche pour laquelle ils ont été missionnés et qui vont le faire sans vous griller avec toute la profession dans la région.

Pour cette dernière étape jobaround s'est entouré d'un acteur du recouvrement particulièrement respectueux des relations commerciales qui propose une offre négociée pour tous les utilisateurs de jobaround.com.

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